الدورة المستندية في مصر 2024

الدورة المستندية

الدورة المستندية.....ما هي؟

الدورة المستندية هي الإجراءات التي توضح حركة المستندات داخل الشركة بغرض تتبع دورة الأمور المالية، فهي مسئولة عن تسجيل كافة البيانات المحاسبية والتي تُبنى عليها القوائم المالية وصافي الربح والمبيعات وقيمة الضرائب كما أنها تعتبر أولى خطوات الدورة المحاسبية.

أهمية الدورة المستندية

لهذه الدورة أهمية كبيرة في العملية المحاسبية، فهي:

توفر بيانات موضوعية موثقة ومعترف بها من الجهات الحكومية.
تحفظ حقوق أصحاب المشروع والمواطنين المشترين والجهات المتعاملة مع الشركة مالياً.
تقسم الوظائف بين الإدارات وتحدد مسئولية كل إدارة.
تعتبر مصدر رئيسي للرقابة الداخلية على أعمال الشركة المالية والإدارية.
تساعد مديري الشركات على اتخاذ القرارات الرشيدة.
تزيد من الترابط والتواصل بين أقسام وإدارات الشركة.
تعتبر العنصر الأساسي لتزويد القوائم المالية بالبيانات.

خطواط هذه الدورة

تسجيل البيانات بدفتر اليومية.
ترحيل البيان لدفتر الأستاذ.
عمل ميزان بالمراجعة قبل عمل التسويات.
تنفيذ الجرد والتسويات.
اعداد قائمة ميزان المراجعة بعد اتمام التسوية.
اعداد وتجهيز كافة الحسابات والقوائم المالية.

أقسام هذه الدورة

تنقسم هذه الدورة إلى:

المقبوضات النقدية وهي النقد المضاف الذي يتم تحصيله من الأنشطة التشغيلية والاستثمارية والتمويلية.
المشتريات النقدية وهي مشتريات الشركة التي يتم تسديد قيمتها نقدًا في تاريخ الشراء.
المصروفات النقدية وهي تشمل جميع ما تم صرفه لمعرفة رأس المال وتحديد الأرباح والخسائر.
المبيعات الآجلة وهي المبيعات التي لا يتم سدادها بشكل فوري ولكن يتم جدولتها.
المشتريات الآجلة وهي تمثل المشتريات الخاصة بالشركة التي تسدد قيمتها في تاريخ مؤجل.
المستودعات وهي تشمل إدارة ومراقبة حركة المخزون.
القيود المحاسبية وهي القيود اليومية كقيد المرتبات، وقيد الهالك السنوي، وقيود الحسابات الختامية.

أنواع هذه الدورة

هناك أنواع كثيرة لهذه الدورة، منها:

الدورة المستندية للمخازن

تعتبر هذه الدورة هي مجموعة من الإجراءات التي تهدف إلى التأكد من أن كافة البيانات ذات الصلة بتداول البضائع في المخازن تتم بالشكل السليم، وكذلك المستندات والوثائق التي يتم فيها تسجيل عمليات البيع والشراء.

الدورة المستندية للمشتريات

تعتبر هذه الدورة أداة حصر وتوثيق لكافة عمليات الشراء من قبل الشركة. وبناءً على ذلك تتولى مهامها بشكلٍ تالٍ للدورة المستندية للمخازن التي تحدد بدورها حاجة الشركة للشراء من عدمها. وتقع مسئولية المحاسب في التأكد من سلامة كافة مستندات دورة المشتريات التي منها عرض السعر وأمر الشراء وفاتورة الشراء وإذن صرف النقدية.

ومن الجدير بالذكر أن خلال هذه الدورة تتم متابعة جميع إجراءات الشراء التي تقوم بها الشركة، من مشتريات نمطية ألا وهي جميع الأشياء التي كانت الشركة معتادة على شرائها بشكل دوري، والمشتريات غير النمطية ألا وهي الإجراءات التي تتم بدون تخطيط مسبق لعملية الشراء، وإعداد المستندات الخاصة بها بشكل فوري.

الدورة المستندية للمبيعات

يختص هذا النوع بمتابعة المستندات الخاصة بعملية البيع التي تقوم بها الشركة خلال السنة المالية، وتعتمد هذه المستندات على آراء العملاء، والطلبات التي تقدم إلى الشركة للحصول على إحدى السلع الخاصة بها، أو الخدمات التي تقوم بتقديمها. ومن باب التوثيق تنسخ المستندات بحيث يحتفظ العميل بنسخة والشركة بنسخة أخرى.

الدورة المستندية للمطاعم

تعتمد هذه الدورة بشكلٍ مباشر على الدورة المستندية للمشتريات والدورة المستندية للمخازن. فتبدأ مهام الدورة المستندية للمخازن تزامنًا مع تحديد المتاح والمطلوب من مخزون الطعام والشراب والمنتجات التي تُقدّم للزبائن، وبعد ذلك تبدأ الدورة المستندية للمشتريات في تنفيذ مهامها بتوفير النواقص التي تم تحديدها بناءً على ما هو متاح وغير متاح في المخزون.

مراجعة الدورة المستندية

يتم إجراء مراجعة شاملة لهذه الدورة للتأكد من صحة مخرجاتها ودقة بياناتها، بدءًا من أولى مراحلها المعنية بتحديد الحاجة وفقًا للمخزون، وكذلك أوامر الشراء وعروض الأسعار ومدى النجاح في اختيار أفضل عروض الأسعار المتوافرة ولابد من مراجعة الفواتير والكميات والبيانات المزودة في كل مستند على حدة.

ما الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية؟